Политика обработки персональных данных

Политика объясняет, как [наименование оператора] (далее — «мы», оператор) обрабатывает персональные данные пользователей сервиса TasksFlow: сайта tasksflow.ru, веб-приложения и Telegram-бота. Политика составлена по Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных» и опубликована открыто. Реквизиты оператора — в конце страницы.

Коротко: мы собираем только то, что нужно для работы сервиса, храним данные на серверах в России, не продаём их и не показываем рекламу.

Кто за что отвечает

Мы — оператор данных посетителей сайта и людей, которые сами зарегистрировались в TasksFlow, например руководителей, создавших компанию.

Компания — оператор данных своих сотрудников. Когда администратор компании добавляет сотрудника, приглашает его по ссылке или QR-коду или передаёт данные через API и интеграции, именно компания решает, зачем и какие данные обрабатывать. Мы обрабатываем эти данные по её поручению — на условиях Пользовательского соглашения — и только для работы сервиса. Сотрудник может обратиться и к своей компании, и к нам: запрос по чужим данным мы передадим компании.

Какие данные мы обрабатываем

• Аккаунт: имя, номер телефона, email, должность, роль (администратор, руководитель или сотрудник), компания. Пароль и PIN-код храним только в виде необратимого хэша.
• Компания: название и email для уведомлений.
• Работа в сервисе: задачи, чек-листы, комментарии, отметки о выполнении и проверке, начисленные премии, журнал действий с задачами.
• Фотографии: фотоотчёты и примеры фото, которые загружают пользователи. На снимках могут быть люди; в файле могут сохраниться метаданные — время съёмки и, если это включено в настройках камеры, место.
• Telegram — только если вы привязали бота: ID и имя пользователя в Telegram, имя, ссылка на фото профиля, ID чата с ботом, а также сообщения и вложения, которые вы отправили боту.
• Технические данные: cookie сессии, IP-адрес, адрес запроса, время и код ответа в журналах сервера; сведения об ошибках в браузере — адрес страницы, версия браузера, текст ошибки (email и телефоны из них вырезаются).
• Аналитика — только с вашего согласия: данные о посещениях сайта, которые собирают Яндекс Метрика или Google Analytics (раздел «Cookie и аналитика»).
• Обращения: письма в поддержку и данные из них.

Специальные категории данных (здоровье, убеждения и т. п.) и биометрию для установления личности мы не обрабатываем и просим не добавлять их в задачи и комментарии.

Зачем

• Зарегистрировать вас и пускать в аккаунт: вход по телефону и PIN-коду, по email и паролю, по ссылке из письма.
• Работа сервиса: ставить и выполнять задачи, принимать фотоотчёты, проверять результат, считать премии, показывать статистику руководителю.
• Уведомления: письма со ссылкой для входа и паролем, сообщения о выполненных задачах, сообщения Telegram-бота.
• Интеграции, которые подключила ваша компания: API, вебхуки, WeSetup.
• Поддержка: ответы на вопросы и обращения.
• Безопасность: защита от взлома, подбора паролей и злоупотреблений, разбор сбоев.
• Улучшение сайта по обезличенной статистике посещений — только при согласии на аналитику.

Правовые основания

• Ваше согласие — при регистрации на сайте и для аналитических cookie (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). Согласие оформлено отдельным документом.
• Исполнение договора с вами — Пользовательского соглашения (п. 5 ч. 1 ст. 6).
• Поручение компании-оператора — для данных её сотрудников (ч. 3 ст. 6).
• Законный интерес — технические журналы для безопасности и стабильной работы (п. 7 ч. 1 ст. 6).

Как обрабатываем и где храним

Обработка смешанная, в основном автоматизированная: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление и доступ), блокирование, удаление и уничтожение.

Данные хранятся на серверах в Российской Федерации — там их записывают, систематизируют, накапливают и хранят, как требует ч. 5 ст. 18 152-ФЗ.

Как защищаем: шифрованное соединение HTTPS; пароли и PIN-коды — только хэши; ограничение попыток входа; сессии на сервере, cookie недоступна скриптам страницы; доступ к серверу и базе данных — только у тех, кому он нужен для работы.

Кому передаём

• Вашей компании: администраторы и руководители видят данные сотрудников своей компании и их задачи.
• Хостинг-провайдеру — для размещения сервиса на серверах в России.
• Почтовому серверу — чтобы доставить письма.
• Telegram — если вы привязали бота: бот получает и отправляет сообщения через серверы Telegram.
• Сервису ИИ для разбора сообщений бота — если в боте включено автоматическое составление задач: текст сообщения, имя автора, имена и должности сотрудников компании, чтобы выбрать исполнителя. Фотографии не передаются. Сейчас это модель Claude компании Anthropic PBC (США).
• WeSetup и другим системам, если ваша компания сама подключила интеграцию, API-ключ или вебхук — в объёме, который настроила компания.
• Яндексу и Google — данные аналитики, только при вашем согласии.
• Государственным органам — только когда этого требует закон.

Мы не продаём данные и не передаём их для рекламы.

Передача за границу

Трансграничная передача возможна только в трёх случаях: при привязке Telegram-бота (серверы Telegram находятся за пределами России), при автоматическом разборе сообщений бота (США) и при согласии на Google Analytics (Google LLC, США). Если вы этим не пользуетесь, данные остаются в России.

Сколько храним

• Аккаунт, задачи и фотографии — пока существует аккаунт или компания. Данные сотрудников компания может удалить сама.
• Журнал действий с задачами — 90 дней.
• Сессия — 30 дней с последней активности, потом вход нужен заново.
• Технические журналы — столько, сколько нужно для безопасности и разбора сбоев; затем их перезаписывают.
• Данные аналитики — по правилам Яндекс Метрики и Google Analytics.

Когда цель обработки достигнута или вы отозвали согласие, мы удаляем данные не позднее 30 дней, если закон не обязывает хранить их дольше.

Ваши права

Вы можете:

• узнать, какие ваши данные мы обрабатываем и как;
• исправить неточные данные — большую часть можно поправить в профиле;
• потребовать удалить или заблокировать данные;
• отозвать согласие;
• пожаловаться в Роскомнадзор или в суд.

Напишите на support@tasksflow.ru с того email или номера телефона, что указан в аккаунте, — так мы поймём, что запрос от вас. Ответим в течение 10 рабочих дней. Удалить свой аккаунт можно и самостоятельно: меню кабинета → «Удалить аккаунт».

Как отозвать согласие

Напишите на support@tasksflow.ru или удалите аккаунт. После отзыва мы прекращаем обработку и удаляем данные в течение 30 дней. Если вы сотрудник компании, учтите: на ваши рабочие данные может распространяться основание компании, например трудовой договор, — уточните у неё.

Cookie и аналитика

• Cookie сессии connect.sid — нужна, чтобы вы оставались в аккаунте. Ставится только после входа, недоступна скриптам страницы, живёт 30 дней с последней активности.
• Настройки в браузере — тема, анимации, ваш выбор по cookie — хранятся в localStorage вашего браузера и на сервер не отправляются.
• Аналитические cookie — Яндекс Метрика и (или) Google Analytics. Если счётчики на сайте включены, мы показываем уведомление и подключаем их только после кнопки «Принять». После «Отклонить» счётчики не загружаются. Изменить выбор можно ссылкой «Cookie» в подвале сайта.

Шрифты сайта раздаются с нашего сервера, поэтому при открытии страниц ваш IP не уходит третьим лицам.

Изменения политики

Мы обновляем политику, когда меняется сервис или закон. Дата редакции — в начале страницы. Если изменения существенные, мы сообщим о них в кабинете или по email.